新入社員だからこそ!ビジネスバッグに予定管理ツールを入れよう
大学生活の後半が過ぎていくのはあっという間。
この前まで夏休みだったはずが年末に向かって入社まで数ヶ月を切っていることもめずらしくありません。
ふと過ぎ去る季節を横目に必要なスーツや革靴、ビジネスバッグを急いで買いに行った人も少なくはないでしょう。
社会人であれば時間や予定の管理は必要最低限のスキルになります。
この記事では慌てないかっこいい新社会人になるためのアイテムをご紹介します。
時間管理できるものが仕事を制する
社会人になって1番大切なことは時間の管理かもしれません。
寝坊や遅刻はビジネスの場では論外と考えましょう。
新入社員であれば飲み会の幹事や行事の仕切り役を任させることもあります。
いままで自分ペースで過ごしてきた1週間が仕事で埋もれる可能性もあります。
つまり、時間の管理ができていないと精神的のもキツくなり仕事のミスも増えます。
ビジネスの場で最初に直面するのがスケジュール管理。
次から次へと挨拶される上司や同僚、そして任せられるタスクと締め切りの数々。
入社して仕事を覚えるだけでも大変なのに同時にスケジュールを管理することが求められるのが新入社員なのです。
一度言われたことを覚えていなかったり忘れてしまったり。
マナーである順序を間違えたり時間を間違えたりすればその後の昇進にも関係してくる可能性もあります。
そんな混乱やトラブルを入社早々に抱えないためにもビジネスバッグには時間や予定を管理できるアイテムを入れておきましょう。
デジタルでスケジュールを把握しよう
仕事の定番といえば紙媒体のスケジュール帳。
分厚い手帳とぎっしり埋まったスケジュールは仕事ができる人の証ともいえるイメージがありますよね。
しかし意外と紙媒体のスケジュール帳にはさまざまなリスクがあります。
例えばオフィスで仕事をしている時や上司の話を聞いている時、満員電車の通勤時など分厚いスケジュール帳を広げる時間はありませんよね。
しかも紙媒体に会社の機密情報や個人の連絡先を書いてしまうと、いざ落としてしまったり破れてしまったりした時に情報漏洩のリスクを負ってしまうことがあります。
そして紙は水に濡れてしまうとインクが滲んで大切な連絡先や名前、予定が見えなくなることもあります。
そんな時におすすめなのがデジタルツールとの併用です。
会社の方針として紙媒体のスケジュール帳の使用が勧められている企業もまだ多くあると思います。
上司の目の前でスマートフォンを触ってスケジュールを書き込んだり、上司の顔を見ないままパソコンで予定を管理したりするといい顔をされないこともあります。
しかしデジタルツールであれば書いたスケジュールが水や雨で消えることもなくどんなに強い力で押されても引っ張れても破れることはありません。
セキュリティ対策をしっかりとしておけば情報が漏洩することもなく荷物も軽量化することができます。
スケジュール帳は大きく見やすいものを
紙媒体のスケジュール管理が勧められている会社がまだほとんどのため紙媒体の手帳やメモ帳を必ずビジネスバッグに入れておきましょう。
せっかく会社に入ってビジネスで使うものだから高級感のある革製の手帳やブランド物の手帳がいいという人もいるかもしれません。
しかし皮の手帳は想像以上に重量がありビジネスバッグを重たくしてしまいます。
デジタルツールを併用するのであれば充電器や周辺機器など重たいものが他にもあるのでできるだけ軽量のものを選びましょう。
新入社員なのにブランド物の柄のデザインの手帳や派手や高級品を使っていると上司からよく思われないこともあります。
仕事で使うものだからこそシンプルなデザインでつくりがしっかりしているものを選びましょう。
雨や飲み物の水などで手帳が濡れないようにカバーが付属しているものがおすすめです。
デザインはキャラものやキラキラしているデザインなどビジネスの場にそぐわないものはやめましょう。
スケジュール帳は自分が開きやすく書き込みやすいデザインが1番ビジネスに適しています。
書き込む枠が大きく、手の中にきちんと収まりながら、片手でページをめくれるようなものを選びましょう。
あまりに大きすぎたり小さすぎたりするものはNGです。
仕事のスケジュールを書き込む時は机やスケジュール帳を置く台がないこともしばしば。
片手でパッと広げて安定して書き込めるものを選びましょう。
ペンや無理して万年筆を使う必要はなし
社会人になって家族や親戚から万年筆をもらう人も多いと思います。
卒業祝いや入社祝いにもらうことも多いですよね。
しかしこの万年筆、意外とリスクを持っていることがあります。
まず万年筆の使い方を知らないためにいざ入社式で使う時に全く使えないというケースがよくあります。
普段ボールペンを使っている人が万年筆を使うとおそらく「あ」の字も書けない状態になります。
入社式や入社してから持っていくペンは必ず使い慣れたペンを持っていきましょう。
この時便利なのが3色ボールペンなどの多機能ボールペンです。
いざとなればシャツのポケットに引っ掛けられるのも便利な特徴です。
正式な書類は一般的に黒文字ですが、自分で覚えておきたい重要事項などは赤色のボールペンを使いましょう。
また書類によっては青文字やシャーペンまたは鉛筆で書かなければいけないこともあるので必ずシャーペンまたは鉛筆や青インクのペンを持っていきましょう。
何本も持ち歩くことは難しいので多機能ボールペンが重宝します。
ペンの故障や紛失に備えてビジネスバッグには3本程度のペンを入れておくことがおすすめです。
3本あれば取引先の方がペンを持ってくるのを忘れてしまった時や紛失した時にも役に立ちます。
ビジネスバッグに入れるペンは大学の時に使っていたボロボロのペンではなく新しい綺麗なものを入れておきましょう。
事前に書き心地やインクが出るかどうかなどの確認も事前に行いましょう。
忘れがちな人には付箋と蛍光ペンがおすすめ
ビジネスバッグは軽いことが1番ですが忘れっぽい人には蛍光色の付箋やペンがおすすめです。
例えばスケジュール帳に書き込んでいて絶対に忘れてはいけない予定がある時には付箋でマークをつけておきます。
色別に分けて順番ずつタスクを終わらせていくこともおすすめです。
ビジネスバッグにペンを入れる時は必ずペンケースに入れましょう。
インクが漏れて重要な書類を汚すトラブルを防いでくれます。
ペンの1本はスーツの内側ポケットに入れよう
電話がかかってきた時にさっとスケジュールを確認したり書き込んだりするためにスーツの内側にペンを入れておきましょう。
またビジネスバッグの1番取りやすい部分にスケジュール帳や携帯電話などを入れておきましょう。
手帳にペンがさせるデザインであれば手帳と一緒に入れておきましょう。
デジタルツールのおすすめ
紙媒体のスケジュール帳と併用がおすすめなのがデジタルツール。
スマートフォンやノートパソコンでスケジュールを管理する方法が主流です。
しかし上司の前やビジネスの場でなかなか携帯を出せない場面もあります。
ノートパソコンをいちいち開いて見ることもあまりできないですよね。
そんな時におすすめなのがダブレット式のデジタルツールです。
ペンが付属していて内容を書き込めるタイプのものがおすすめです。
ダブレットであれば、スマートフォンとは違う外見でペンでメモを取っていれば、仕事をしている雰囲気もきちんと出ます。
会社がOKならApple Watchもおすすめ
会社で使用が許可されているならApple Watchもおすすめです。
わざわざカバンから出さなくても腕元でスケジュールや通知を確認することができます。
通話も可能なのでワイヤレスのイヤフォンを持てば通勤時や移動中も通話することができます。
おすすめはApple Watchとタブレット、スマートフォンなどの併用使いです。
どうしてもApple Watchは書き込んだり打ち込んだりすることが簡単にできないので、タブレットに予定や内容をささっと書き込む方法が1番おすすめです。
まとめ
新社会人になって何を1番意識すればいいのかわからないという人も多いと思います。
マナーなのか、身だしなみなのか、専門知識なのか。
ビジネスバッグには何を入れていいのかも分からなくなりますよね。
時間や予定の管理は社会人としてのスタート地点でもあります。
逆にいえばこの点だけできていればトラブルを防ぐことができます。
夏休みの宿題に追われる子どもから時間に余裕があるかっこいい大人へ。
新社会人のビジネスバッグの始まりはそんなところからスタートするのかもしれません。